Стратегическая сессия: инструкция по применению

Современный бизнес требует не только быстрых решений, но и умения заглядывать в будущее. Компании часто сталкиваются с ситуациями, когда обычных совещаний становится недостаточно. Стратегическая сессия позволяет собрать коллег, выйти за пределы операционной текучки и сосредоточиться на главном – развитии.
В этой статье разберем, зачем нужно это мероприятие, а также как и где его лучше провести.

Стратегическая сессия – это совместная работа руководителей и ключевых сотрудников над будущим компании. Главная цель – выработать стратегию и план ее реализации. Участники анализируют текущую ситуацию, обсуждают проблемы и возможности, формулируют цели и приоритеты, а затем определяют конкретные действия.
По данным исследований, в компаниях, которые ежегодно проводят стратсессии, лучше взаимопонимание между отделами, а решения принимаются в 1,5 раза быстрее.
В отличие от обычного совещания, стратегическая сессия предполагает активное участие группы. Важны не только мнение руководителя или готовые решения, но и совместное обсуждение, обмен данными и поиск вариантов.
Не стоит воспринимать стратегическую сессию исключительно как мероприятие на один день. Ее ценность в том происходит после встречи.
Принятые решения должны превращаться в проекты, действия, показатели и ответственность конкретных людей. То есть эффективность проведенного мероприятия измеряется через время.

В деловой речи часто используют сокращение «стратсессия». Также можно встретить формулировки «стратегическая встреча», «сессия стратегического планирования» или «стратегическое планирование».
На английском языке используются выражения strategic session, strategy workshop, strategic planning session и strategic planning meeting.
Название зависит от формата и содержания встречи. Например, воркшоп может быть посвящен одной конкретной задаче, а стратегическая сессия – более широкому комплексу вопросов.
Есть и другие форматы, с которыми часто путают стратсессию. Мы собрали их в наглядную таблицу.

Возможные задачи:

• определить стратегические цели;
• пересмотреть планы развития;
• найти новые направления;
• разобраться с проблемами и ограничениями;
• сформировать единое понимание приоритетов;
• распределить ответственность;
• подготовить дорожную карту;
• сформировать или скорректировать миссию и ценности.

Важная функция стратегической сессии – синхронизация. Например, отдел продаж может считать главным повышение скорости работы с клиентами, производство ставит на первое место качество продукта, а финансовый блок – сокращение расходов. Стратсессия позволяет увидеть общую картину и договориться, какие цели действительно являются главными для компании.
После мероприятия вовлеченность команды повышается. Сотрудники чувствуют, что они часть большой игры и влияют на ее ход. Появляется общий план, решения принимаются быстрее и качественнее, ресурсы не распыляются, а работают на поставленные цели. Улучшается коммуникация между отделами, то есть меньше недопонимания и конфликтов.

Часто такую встречу проводят в начале нового периода или перед формированием планов и бюджета. Но есть и другие ситуации, когда стратсессия актуальна:

• компания быстро растет или меняется направление бизнеса;
• изменился рынок – новый конкурент, изменение спроса, экономической ситуации, законодательства или технологий
• появляется новый продукт в торговой линейке;
• сменилось руководство компании;
• отделы по-разному понимают цели;
• старый стратегический план перестал работать;
• нужно принять решение, которое затрагивает несколько подразделений.

Если у собственника, топ-менеджеров и руководителей отделов разные представления о приоритетах, совместное обсуждение помогает выработать общее решение.

Состав участников зависит от целей, а также масштаба встречи и самой компании. Обычно в работе принимают участие:

• собственник или руководитель бизнеса;
• генеральный директор;
• топ-менеджеры;
• руководители главных подразделений;
• сотрудники – эксперты в своей нише;
• иногда внешние бизнес-консультанты.

Совсем не обязательно приглашать на стратсессию весь коллектив. Если участников слишком много, обсуждение становится сложнее организовать, а решения принимаются труднее.
При этом важно, чтобы на встрече присутствовали люди, которые действительно влияют на реализацию будущих решений. Иначе команда может сформулировать хороший план, но не получить необходимых ресурсов для его выполнения.

Инструменты и методики выбирают в зависимости от конкретной задачи. Приведем несколько примеров.

1. SWOT-анализ. Позволяет определить сильные и слабые стороны компании, а также возможности и угрозы внешней среды.
2. Мозговой штурм. Подходит для генерации новых идей, проектов и вариантов решения проблемы.
3. Анализ конкурентов. Помогает понять позиции компании на рынке и определить, какие преимущества можно использовать.
4. Матрица приоритетов. Используется, когда идей слишком много и необходимо выбрать те, которые принесут наибольший результат.
5. Сценарное планирование. Позволяет рассмотреть несколько вариантов развития событий и заранее подготовить действия.
6. Карта целей. Помогает связать стратегические цели с конкретными направлениями и проектами.
7. Анализ рисков. Позволяет заранее определить факторы, которые могут помешать реализации плана.

Главное – не превращать стратегическую сессию в демонстрацию большого количества методик. Инструмент должен помогать решить задачу, а не существовать сам по себе.
После хорошей сессии должны быть зафиксированы цели компании, выбранные направления развития, показатели эффективности, конкретные действия, сроки и исполнители. Эксперты рекомендуют определить ответственных лиц и организовать регулярный контроль реализации стратегии.

Шаг 1. Определить цель. То есть сформулировать конкретный вопрос, на который нужно получить ответ.
Шаг 2. Зафиксировать ожидаемый результат. Что должно появиться после встречи? Например, стратегия, список приоритетов, решения, дорожная карта, план действий.
Шаг 3. Определить участников. Должен присутствовать тот, кто действительно влияет на принятие решений и последующую реализацию.
Шаг 4. Собрать необходимые данные. Это вся информация, которая понадобится для сессии. Например, отчеты руководителей, финансовые показатели, исследования рынка, обратная связь клиентов, результаты прошлых периодов.
Шаг 5. Выбрать модератора (фасилитатора). Кстати, делать это необязательно руководителю компании.
Шаг 6. Разработать сценарий. Примерный план и тайминг мероприятия помогут провести сессию эффективно и незатянуто.
Шаг 7. Подготовить пространство. Понадобятся столы, стулья, экран, обед или кофе-брейки. Место должно быть рассчитано на комфортное проведение нескольких часов мероприятия.
Шаг 8. Провести сессию. После обсуждения важно зафиксировать принятые решения.
На последнем шаге необходимо организовать контроль после сессии. Без этого принятые решения могут остаться только на бумаге.

Возьмем простой сценарий с таймингом для наглядности:
09:30 – сбор участников, кофе
10:00 – формулирование проблемы и постановка задачи
10:20 – анализ текущих показателей
11:00 – работа в группах, совместное обсуждение вариантов
12:00 – расстановка приоритетов
13:00 – обеденный перерыв
14:00 – формирование плана, составление дорожной карты
15:00 – распределение ответственности
15:30 – подведение итогов

Для стратсессии подходит не любое помещение. Участникам необходимо сосредоточиться на обсуждении, поэтому необходимо выбирать локацию, где есть:

• зал подходящего размера;
• удобные столы и стулья;
• телевизор или экран для презентаций;
• возможность организации кейтеринга;
• приватная обстановка;
• стабильное техническое оборудование.

Если руководителям и команде важно на время выйти из привычной офисной среды, удобным вариантом может стать выезд за город. Это поможет сосредоточиться на главных целях.

Если у компании уже есть модератор, бизнес-консультант или собственная команда, которая проводит стратегическую сессию, House for Wedding может предоставить необходимое пространство. На наших площадках уже готова инфраструктура для комфортного проведения корпоративных мероприятий разного масштаба. Это позволяет организаторам сосредоточиться на содержании сессии, а не на бытовых вопросах.
Мы предоставим:

• закрытую приватную локацию;
• зал под нужное количество участников;
• столы и стулья с выбранной рассадкой;
• телевизор и технику для презентаций;
• кофе-брейки, фуршет или ланч;
• ухоженную территорию для отдыха и неформального общения.

Если стратегическая сессия рассчитана на два дня, есть возможность организовать размещение участников в гостевых комнатах. На следующий день после завтрака можно продолжить работу.

Даже хорошо подготовленная встреча может не дать результата. Частые ошибки:

• Нет конкретной цели. Участники не понимают, какое решение в итоге должны принять.
• Недостаточно данных. Обсуждение строится на предположениях, туманных цифрах и личных мнениях.
• Слишком много вопросов. За один день сотрудники пытаются решить все проблемы компании.
• Неправильный состав участников. На встрече нет людей, которые смогут реализовать принятые решения.
• Нет модерации. Несколько наиболее активных участников занимают большую часть времени.
• Руководитель заранее определил ответ. В этом случае командная работа сотрудников превращается в формальность.
• Решения не фиксируются. После встречи в голове участников остается много идей, но непонятно, какие из них нужно воплощать.
• Нет ответственных и сроков. Стратегия остается презентацией, которую никто не переводит в рабочие действия.

Важно не откладывать работу с результатами сессии. Чем дольше решения остаются без действий, тем выше риск, что операционные задачи снова вытеснят стратегические цели.

Стратегическая сессия – эффективный инструмент, который помогает компании объективно посмотреть на бизнес целиком и договориться о дальнейшем направлении. Чтобы сессия действительно работала, важно заранее определить цели, собрать необходимые данные, правильно выбрать участников, продумать сценарий, а после – проконтролировать выполнение.
При организации встречи важно подготовить подходящее место и все необходимое для работы. Если у вашей компании уже есть задача, команда и ведущий, House for Wedding может взять на себя все организационные сложности. Мы подготовим комфортное помещение, инфраструктуру, технику и питание для участников мероприятия. Это позволяет провести рабочую встречу в комфортной обстановке и сосредоточиться на обсуждении будущего бизнеса.